13 April 2024

Saya telah mengatur seluruh hidup saya dengan pengelola tugas selama tujuh tahun (dan saya merekomendasikannya kepada semua orang)

8 min read

Hari dimana saya mulai bekerja penuh waktu. Itu adalah momen sebelum dan sesudah dalam hidupku. Sampai saat itu, satu-satunya kekhawatiranku hanyalah hubungan pribadi, studi… dan hal lainnya. Saya mampu memikirkan semua tugas saya, atau paling banyak, hanya yang paling luar biasa, memasukkannya ke dalam kalender Mac. Saya tidak mengatur tugas saya dengan cara apa pun anting-anting. Saya baru saja mendaftarkannya secara mental.

Dans le meme genre : Menteri Sanitasi Ghana mengundurkan diri karena diduga menyimpan uang tunai

Setelah saya mulai mengutip selama empat puluh jam dan sekarang sudah mandiri, semakin sulit untuk terus memutar semua pelat secara bersamaan tanpa jatuh ke tanah, meskipun masih bisa berfungsi. Namun, kelalaian, penundaan, dan pengiriman di menit-menit terakhir adalah tanda-tanda pertama hal tersebut solusi sangat dibutuhkan. Panggilan bangun yang beralasan dari pasangan saya Cesar Muela (“dengan kesalahan-kesalahan ini dalam pekerjaan Anda, Anda juga mempersulit pekerjaan saya”) adalah tanda yang pasti: memiliki panggilan sebagai pejalan tali tidak berarti menghabiskan hidup Anda di kawat adalah hal yang ideal.

Lire également : Gladiator 2: Plot, Cast, and Everything Else We Know

Aplikasinya paling sedikit

Pilihan pertama saya saat itu adalah Wunderlist, sebuah aplikasi Jerman brilian yang akan dibeli oleh Microsoft untuk menjalankannya dan sebagai gantinya meluncurkan To Do; meskipun seiring berjalannya waktu saya mencari alternatif-alternatif yang khas dari digital yang gelisah. Omnifocus untuk waktu yang singkat, Todoist selama beberapa tahun dan Things selama beberapa bulan telah menjadi pilihan saya. Ini berfungsi sebagai bukti bahwa itu adalah metode yang sederhana yang cocok untuk hampir semua aplikasi jenis ini.

“Ini bahkan bukan sebuah metode,” seseorang akan berkata. Dan Anda tidak akan kekurangan alasan. Salah satu metode, mungkin yang paling terkenal, adalah GTD yang dikembangkan oleh David Allen. Ini tidak lebih dari beberapa indikasi dasar, bahkan bukan sesuatu yang dianggap sebagai “versi GTD” (tidak ada hal seperti itu, GTD bersifat kanonik dan apa yang melampaui dogmanya bukan lagi GTD). Keburukannya: mereka sangat mendasar. Kelebihannya: mereka sangat mendasar sehingga dapat dipahami dengan sangat cepat dan berhasil. Yang terbaik: sangat mendasar sehingga cocok untuk dimasukkan ke dalam artikel xtaka itu tidak mencoba menjual buku atau kursus kepada Anda. Semuanya bisa diperluas, tapi ini berguna bagi siapa saja yang memulai dari awal, atau bagi siapa saja yang merasa sudah waktunya membuang kertas dan buku catatan. Lakukan untuk Amazon.

Pertama-tama, Anda harus memutuskan pengelola tugas. Secara umum, saya merekomendasikan Todoist sebagai titik awal bagi siapa saja: sederhana, serbaguna, dan gratis (kecuali untuk beberapa opsi yang memerlukan langganan). Lalu kita bisa membicarakan Notion bagi mereka yang ingin menggabungkan lebih dari tugas mereka ke dalam produk yang sama, Things bagi mereka yang mengutamakan desain dan juga hanya memiliki perangkat Apple atau Omnifocus bagi mereka yang mencari sesuatu yang sangat canggih dan kompleks.

Idealnya adalah temukan pengelola tugas yang Anda rasa nyaman, yang antarmukanya mendorong Anda untuk menggunakannya dan yang tersedia di platform yang Anda gunakan. Misalnya, Omnifocus memiliki versi web, tetapi tidak memiliki aplikasi Android. Pengingat asli Apple tidak direplikasi di luar perangkat Anda. Dan Notion sangat serbaguna tetapi mungkin tidak terlalu ringan jika Anda sering menggunakannya dari ponsel Anda.

pilar hierarki

Aplikasi manajemen tugas mana pun yang Anda pilih, semuanya memiliki prinsip serupa, meskipun nomenklaturnya berubah, dengan jenis hierarki: Area → Proyek → Tugas → Subtugas.

  • Daerah. Koleksi proyek yang bagus. Misalnya, “Pribadi” dan “Kerja” biasanya merupakan pasangan yang paling sering digunakan. Jika Anda memiliki sesuatu dalam hidup Anda yang besar, Anda dapat mewujudkannya menjadi area seperti itu.
  • Proyek. Ruang-ruang tersendiri yang menghuni setiap area. Misalnya, dalam “Pribadi” bisa berupa “Rumah”, “Kesehatan”, “Manajemen”, “Olahraga”.
  • Tugas. Tugas spesifik yang harus kami selesaikan di setiap proyek. Misalnya, di “Rumah” dapat berupa “Gandakan kunci utama di toko perangkat keras”, “Bawa karpet ke binatu” atau “Bawa kotak selimut ke ruang penyimpanan”.
  • Subtugas. Ini bersifat opsional dan hanya dapat diterapkan pada tugas-tugas yang masuk akal untuk dipecah menjadi beberapa subtugas. Misalnya, dalam tugas seperti “Pembersihan mingguan” kita dapat merinci subtugas seperti “Membersihkan kap ekstraktor”, “Mengganti tempat tidur”, “Menyapu dan mengepel seluruh rumah” atau “Membersihkan partisi dan cermin kamar mandi”. .

Bisa jadi saat ini sebagian pembaca menganggap hal tersebut berlebihan. Baiklah. Kehebatan aplikasi adalah setiap orang menggunakannya sesuai kebutuhan dan keinginannya, dan semuanya benar sepanjang memberikan manfaat bagi yang menggunakannya.

Alat untuk bersekutu, bukan terobsesi

Manajer tugas, meskipun ada beberapa perbedaan, memiliki beberapa karakteristik yang kurang lebih sama. Mengetahui cara menggunakannya dengan bijak jauh lebih baik daripada mengabaikannya sepenuhnya atau, mungkin lebih buruk, dengan asumsi bahwa kita harus selalu menggunakan semuanya. Fleksibilitas.

  • Tanggal kadaluwarsa. Metode GTD mengatakan bahwa tugas seharusnya hanya memiliki tanggal jatuh tempo jika sesuatu yang buruk akan terjadi jika Anda tidak menyelesaikannya tepat waktu. Secara pribadi saya lebih longgar dalam hal ini, bacaan saya adalah bahwa saya biasanya menetapkan tanggal untuk tugas-tugas pada hari-hari yang saya benar-benar ingin menyelesaikannya, bukan hanya ketika itu adalah masalah hidup dan mati. Dan jika saya harus memindahkannya karena itulah hidup, tidak ada drama besar. Penting juga untuk memiliki tanggal kedaluwarsa yang berulang, yang berulang dalam siklus yang kita inginkan.
  • tag. Mungkin yang paling rumit untuk diterapkan secara universal. Dalam kasus saya, saya menggunakannya untuk memberi label pada tugas atau proyek apa pun yang hanya dapat saya lakukan di kota yang saya kunjungi lima atau enam kali setahun. Sesampai di sana, melihat tugas dengan label ini, saya tahu persis apa yang harus saya lakukan di sana, dan hanya di sana. Ada juga yang menetapkannya untuk lingkungan kerja, alat kerja, atau orang tertentu tertentu. Todoist membicarakannya di blognya.
  • indikator prioritas. Terkadang ditandai dengan kode warna, seperti lampu lalu lintas. Lainnya, berdasarkan jumlah tanda seru di samping setiap tugas. Ini adalah contoh jenis fitur yang kontraproduktif jika terobsesi menggunakannya hanya karena: ketiadaan fitur dapat dipahami sebagai “prioritas rendah” sehingga kita tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk mengonfigurasi setiap tugas.
  • kotak masuk. Inilah tugas yang ingin kami tambahkan dengan cepat, dan kami akan memprosesnya (subtugas, proyek tertentu, tanggal, label…) bila kami bisa. Ideal untuk memiliki ini agar tidak kehilangan ide atau ingatan apa pun.
  • header. Ideal untuk membuat pemisahan tepat waktu dalam proyek. Misalnya saja dalam proyek “Loop Infinito” (podcast), yang selanjutnya merupakan bagian dari area “Webeda” (rumah tempat kami tinggal xtaka dan perusahaan), ada tugas di satu header, dan ide untuk episode mendatang di header lain. Jadi mereka tidak bercampur.

Beberapa ide konkrit

Jika sampai saat ini semuanya hanya berupa presentasi dan penggunaan secara umum, mari kita lanjutkan dengan beberapa ide spesifik yang telah saya terapkan beberapa tahun terakhir dan, meskipun ide tersebut tidak eksklusif untuk hasil panen saya, ide tersebut cenderung mengejutkan orang lain ketika saya memberi tahu mereka. tentang mereka.

Beberapa area Pribadi (dan sudah ada di Rumah, Kesehatan, Manajemen, dll.):

  • Buat janji temu untuk memperbarui DNI. Saya membuat tugas ini segera setelah saya memperbarui ID saya untuk terakhir kalinya. Empat tahun delapan bulan dari sekarang. Begitu pula dengan paspor dan SIM.
  • Pesan janji temu untuk ITV. Ketika saya membeli mobil, saya membuat tugas ini selama tiga tahun sembilan bulan ke depan, ketika saya harus lulus ITV untuk pertama kalinya.
  • Buatlah janji untuk pembersihan gigi. Hal ini diulang setiap tahun, dua belas bulan setelah selesainya, secara otomatis.
  • Perencanaan menu Natal. Saya suka menghabiskan Malam Natal di dapur menyiapkan makan malam untuk keluarga saya.Pada tanggal 6 Desember setiap tahun saya diberitahu tentang tugas ini, sekadar untuk mulai memikirkan menu. Beberapa hari sebelum Malam Natal, tugas lain yang disebut “Belanja menu Natal” muncul sebagai pemberitahuan. Banteng itu bahkan tidak membuat saya memikirkan apa yang harus disiapkan atau dibeli.
  • Untuk melewati rol busa. Pelepasan myofascial yang diberkati. Efeknya luar biasa tetapi ini adalah sesuatu yang cenderung mudah saya lupakan. Dengan membuat tugas yang diulang setiap hari ini, saya tidak mengabaikan tindakan ini dan otot saya pulih lebih baik setelah gym atau lari sebentar.
  • Cadangan buku kontak. Untuk apa hal itu bisa terjadi.

ip3

Gambar: , Studio Mockup.

Dan sekarang kita membahas beberapa, yang dapat Anda hitung, ahem, dari lingkungan profesional:

  • memproses surat. Berulang setiap hari Senin, Rabu dan Jumat. Dengan tujuan agar surat tidak membuat saya tenggelam dalam pemikiran “tendang dan maju”. Setiap kali saya menandainya selesai itu karena saya telah menjawab atau memproses email yang seharusnya saya terima seperti ini, meninggalkan penghitung yang belum dibaca di angka nol.
  • Tanggapi email pendengar. Di antara email yang saat ini tidak dapat saya balas adalah email yang dikirimkan kepada saya oleh pendengar podcast, yang hanya dapat saya biarkan terakumulasi di folder tertentu sehingga saya dapat membalasnya secara massal ketika saya punya waktu untuk melakukannya. Ini diulangi seminggu sekali.
  • pikirkan topik untuk besok. Juga dari podcast, saya menghemat banyak waktu dan merasa lebih nyaman karena setiap pagi saya hanya perlu menyiapkan naskah dan mengumumkannya berdasarkan judul yang sudah direncanakan, daripada mencari topik yang jamnya terpasang.

Personalisasi 101

Tentu saja hanya sedikit dari hal ini yang dapat membantu Anda, namun mudah-mudahan hal ini dapat membantu Anda memikirkan tentang proses-proses yang terjadi pada hari Anda, minggu Anda, bulan Anda, atau tahun Anda. dapat mengambil manfaat dari pengingat otomatis. Mungkin Anda menganggap bahwa ada beberapa yang begitu jelas sehingga bahkan tidak layak untuk diciptakan.

Saya, misalnya, menetapkan standar dengan mempertimbangkan bahwa mandi atau menyikat gigi adalah otomatisme yang sangat jelas sehingga tidak masuk akal untuk mencemari pengelola tugas dengan hal tersebut. Di sisi lain, mengonsumsi suplemen vitamin terkadang terlupakan atau mengarah pada pertanyaan klasik “apakah saya sudah meminumnya hari ini?” Itu adalah sesuatu yang layak untuk disertakan.

Mungkin seseorang hanya membutuhkannya untuk pekerjaannya, dan mungkin orang lain memiliki pekerjaan yang tidak cocok dengan hal seperti ini tetapi dapat membantu mereka meningkatkan kehidupan sehari-hari di bidang pribadi.

Keseimbangan sempurna: biarkan janji temu dan acara tetap ada di kalender; dan tugas-tugas di manajer yang sama, tanpa mencemari satu sama lain

Saya juga akan menambahkan itu tugas bukanlah janji atau acara. Yang pertama ada di pengelola tugas, yang kedua dan ketiga, di kalender. Memahami perbedaan konsep sangatlah penting.

Dan lebih dari itu, saya hanya akan mendorong semua orang untuk mempertimbangkan bagaimana seorang pengelola tugas dapat membantu kehidupan sehari-hari mereka dengan lebih baik. Mungkin Anda rata-rata hanya membutuhkan enam tugas sehari, atau mungkin mengalikan angka tersebut dengan lima. Itu akan tergantung pada konteks masing-masing, semakin besar kompleksitasnya (kepemilikan rumah, kendaraan, keluarga dengan beberapa anak kecil, profesi di mana Anda dapat memutuskan pekerjaan Anda sendiri…), aplikasi ini akan semakin bermanfaat. .

Jika Anda menyukai ini sebagai karakter pengantar, Anda mungkin ingin melengkapinya dengan bacaan yang lebih ambisius, seperti ‘Get Organized Effectively’, buku di mana David Allen menjelaskan metode GTD-nya. Jika Anda lebih menyukai bacaan yang lebih ramah (tulisan Allen dapat dibuat agak kasar untuk pemula), pilihan yang bagus adalah ‘Produktivitas Pribadi: Belajar Menghilangkan Stres dengan GTD’, oleh José Miguel Bolívar. Anda juga dapat memilih Bullet Journal.

Di | Rapat tidak hanya mematikan produktivitas: notifikasi menghabiskan separuh hari kita.

Gambar Unggulan | , Studio Maket.